பெறத்தக்க கணக்குகள்

பெறத்தக்க கணக்குகளின் மீதான கட்டுப்பாடுகள் உண்மையில் வாடிக்கையாளர் விலைப்பட்டியலின் ஆரம்ப உருவாக்கத்திலிருந்தே தொடங்குகின்றன, ஏனெனில் இந்த முக்கிய சொத்தின் மீது நீங்கள் விரிவான கட்டுப்பாடுகளைக் கொண்டிருப்பதற்கு முன்பு பெறத்தக்க கணக்குகளை உருவாக்கும்போது பல சிக்கல்களைக் குறைக்க வேண்டும். கட்டுப்பாடுகள் பின்னர் பெறத்தக்க கணக்குகளின் சரியான பராமரிப்பையும், வாடிக்கையாளர்களிடமிருந்து பணம் செலுத்துவதன் மூலமோ அல்லது கடன் குறிப்புகள் மூலமாகவோ அவற்றை நீக்குகின்றன. கருத்தில் கொள்ள வேண்டிய முக்கிய கட்டுப்பாடுகள்:

  • ஏற்றுமதிக்கு முன் கடன் ஒப்புதல் தேவை. மோசமான கடன் மதிப்பீட்டைக் கொண்ட ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு ஆர்டர் அனுப்பப்பட்டால் பெறத்தக்க கணக்குகளை சேகரிப்பதில் சிக்கல் இருக்கும். எனவே, ஒரு குறிப்பிட்ட டாலர் தொகைக்கு மேல் அனைத்து விற்பனை ஆர்டர்களிலும் கடன் துறையின் கையொப்பமிடப்பட்ட ஒப்புதல் தேவை.
  • ஒப்பந்த விதிமுறைகளை சரிபார்க்கவும். அசாதாரண கட்டண விதிமுறைகள் இருந்தால், விலைப்பட்டியல் உருவாக்கும் முன் அவற்றைச் சரிபார்க்கவும். இல்லையெனில், பெறத்தக்க கணக்குகளில் வாடிக்கையாளர்கள் செலுத்த மறுக்கும் விலைப்பட்டியல் இருக்கும்.
  • சரிபார்ப்பு விலைப்பட்டியல். ஒரு பெரிய டாலர் தொகைக்கான விலைப்பட்டியல் பிழையைக் கொண்டிருந்தால், நீங்கள் திருத்தப்பட்ட விலைப்பட்டியலை அனுப்பும் வரை வாடிக்கையாளர் கட்டணம் செலுத்தலாம். இந்த சிக்கலைத் தணிக்க பெரிய விலைப்பட்டியல்களின் சரிபார்ப்பு தேவை என்பதைக் கவனியுங்கள்.
  • கடன் குறிப்புகளை அங்கீகரிக்கவும். உள்வரும் வாடிக்கையாளர் கொடுப்பனவுகளுக்கான அணுகல் உள்ளவர்கள் உள்வரும் பணத்தை இடைமறித்து, பின்னர் அவர்களின் தடங்களை மறைக்க கடன் குறிப்பை உருவாக்கலாம். இந்த சிக்கலைத் தடுப்பதற்கான ஒரு படி, கடன் குறிப்புகளுக்கான மேலாளரின் முறையான ஒப்புதல் தேவை, அவை பின்னர் தணிக்கை ஊழியர்களால் பிற்காலத்தில் சரிபார்க்கப்படுகின்றன. இந்த கட்டுப்பாட்டை உச்சநிலைக்கு எடுத்துக் கொள்ளாதீர்கள் மற்றும் மிகச் சிறிய கடன் குறிப்புகளுக்கு ஒப்புதல் தேவை - மீதமுள்ள சிறிய கணக்கு நிலுவைகளை சுத்தம் செய்ய, கணக்கு ஊழியர்களை ஒப்புதல் இல்லாமல் சிறியவற்றை உருவாக்க அனுமதிக்கவும்.
  • பில்லிங் மென்பொருளுக்கான அணுகலைக் கட்டுப்படுத்துங்கள். இப்போது குறிப்பிட்டுள்ளபடி, வாடிக்கையாளர்களிடமிருந்து உள்வரும் கொடுப்பனவுகளை யாராவது தடுத்து, கிரெடிட் மெமோவுடன் திருட்டை மறைக்க முடியும். கிரெடிட் மெமோக்களின் சட்டவிரோத தலைமுறையைத் தடுக்க பில்லிங் மென்பொருளுக்கான அணுகலை நீங்கள் கடவுச்சொல்-பாதுகாக்க வேண்டும்.
  • தனி கடமைகள். இப்போது குறிப்பிட்டுள்ளபடி, உள்வரும் வாடிக்கையாளர் கொடுப்பனவுகளை யாரும் கையாளவும் கடன் மெமோக்களை உருவாக்கவும் முடியாது, இல்லையெனில் அவர்கள் பணத்தை எடுத்து அவர்களின் தடங்களை கிரெடிட் மெமோக்களால் மறைக்க முடியும். எனவே, இந்த பணிகளை வெவ்வேறு நபர்களுக்கு ஒதுக்குங்கள்.
  • பெறத்தக்க கணக்குகளின் மதிப்பீடுகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும். கணக்குகள் பெறத்தக்க பரிவர்த்தனைகள் எப்போதுமே அதன் சொந்த கணக்கியல் உள்ளீடுகளை உருவாக்கும் கணக்கியல் மென்பொருளில் ஒரு விற்பனை இதழ் வழியாக செல்கின்றன. எனவே, பெறத்தக்க கணக்குகளில் ஒருபோதும் ஒரு கையேடு பத்திரிகை நுழைவு இருக்கக்கூடாது. இந்த உள்ளீடுகளை நீங்கள் கவனமாக விசாரிக்க வேண்டும்.
  • விலைப்பட்டியல் பாக்கெட்டுகளைத் தணிக்கை செய்யுங்கள். விலைப்பட்டியல் முடிந்ததும், விற்பனை ஆணை, கடன் அங்கீகாரம், லேடிங் பில் மற்றும் விலைப்பட்டியல் நகல் ஆகியவற்றைக் கொண்ட ஒரு பாக்கெட் கோப்பில் இருக்க வேண்டும். பில்லிங் எழுத்தர் அனைத்து துணை ஆவணங்களையும் சரியாக மதிப்பாய்வு செய்து ஒரு விலைப்பட்டியலை சரியாக உருவாக்கினார் என்பதை சரிபார்க்க உள் தணிக்கை ஊழியர்கள் இந்த பாக்கெட்டுகளின் தேர்வை மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும்.
  • கப்பல் பதிவோடு பில்லிங்ஸை பொருத்துங்கள். தொடர்புடைய விலைப்பட்டியல் இல்லாமல் பொருட்கள் அனுப்பப்படும், அல்லது நேர்மாறாக. இந்த சூழ்நிலைகளைக் கண்டறிய, உள் தணிக்கை ஊழியர்கள் பில்லிங்ஸை கப்பல் பதிவோடு ஒப்பிட்டு, ஏதேனும் வேறுபாடுகளை விசாரிக்கவும்.
  • பண ரசீதுகளின் விண்ணப்பத்தைத் தணிக்கை செய்யுங்கள். திறனுள்ள விலைப்பட்டியலுக்கு கணக்கு ஊழியர்கள் பண ரசீதுகளை தவறாகப் பயன்படுத்தலாம், ஒருவேளை அவற்றை சரியான வாடிக்கையாளர்களின் கணக்குகளுக்குப் பயன்படுத்துவதில்லை. முறையான பண விண்ணப்பத்தை சரிபார்க்க உள் தணிக்கை ஊழியர்கள் வாடிக்கையாளர் விலைப்பட்டியலில் பண ரசீதுகளைத் தேர்ந்தெடுப்பதை அவ்வப்போது கண்டுபிடிக்கவும்.

இந்த உருப்படிகள் பெறத்தக்க அடிப்படைக் கணக்குகளை உருவாக்குகின்றன. சிறப்பு பெறத்தக்கவைகள் அமைப்பு கொண்ட ஒரு நிறுவனம் கூடுதல் கட்டுப்பாடுகளை செயல்படுத்த வேண்டியிருக்கலாம் அல்லது இங்கே பட்டியலிடப்பட்ட சில உருப்படிகள் தேவையில்லை.