செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளை எவ்வாறு அமைப்பது
செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் அமைப்பு ஒரு வணிகத்தின் பில்களை ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட முறையில் செலுத்துகிறது. இந்த முறையின் குறிக்கோள்கள் சரியான நேரத்தில் பணம் செலுத்துவதும் சரியான தொகையை சரியான சப்ளையர்களுக்கு செலுத்துவதும் ஆகும். அத்தகைய அமைப்பை அமைக்க பின்வரும் படிகளைப் பயன்படுத்தலாம்:
மென்பொருளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளைக் கொண்ட ஒரு ஆஃப்-தி-ஷெல்ஃப் கணக்கியல் மென்பொருள் தொகுப்பை வாங்கவும். ஒவ்வொரு சப்ளையருக்கும் நிலையான கட்டணத் தகவல்களை அமைக்கும் திறன், நகல் விலைப்பட்டியல்களைக் கண்டறிதல், ஆரம்ப கட்டண தள்ளுபடியைப் பயன்படுத்திக் கொள்ளுதல் மற்றும் மின்னணு கட்டணம் செலுத்துதல் போன்ற நிலையான அம்சங்களைத் தேடுங்கள்.
சப்ளையர்களை அமைக்கவும். ஒவ்வொரு சப்ளையருக்கும் பொருந்தும் பெயர்கள், முகவரிகள், கட்டண விதிமுறைகள் மற்றும் இயல்புநிலை பொது லெட்ஜர் செலவுக் கணக்குகள் ஆகியவற்றை மென்பொருளில் விற்பனையாளர் மாஸ்டர் கோப்பில் உள்ளிடவும்.
விலைப்பட்டியலை உள்ளிடவும். செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளில் ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலையும் உள்ளிடவும். அவ்வாறு செய்வது விலைப்பட்டியல் தேதி (ரசீது தேதி அல்ல) மற்றும் செலுத்த வேண்டிய தொகை உள்ளிட்டவை.
விலைப்பட்டியலை அங்கீகரிக்கவும். ஒவ்வொரு சப்ளையர் விலைப்பட்டியலையும் மேலாளர்கள் தனித்தனியாக அங்கீகரிப்பதற்கு ஒரு அமைப்பை உருவாக்கவும் அல்லது எதிர்மறையான ஒப்புதல்களைப் பயன்படுத்தவும், அங்கு மேலாளர்கள் பணம் செலுத்துவதை ஒப்புக் கொள்ளாவிட்டால் மட்டுமே செலுத்த வேண்டிய ஊழியர்களுக்கு அறிவிக்க வேண்டும். ஒப்புதல்களின் நிலையைக் கண்டறிய ஒரு பணிப்பாய்வு மேலாண்மை அமைப்பு கணினியில் ஒருங்கிணைக்கப்படலாம்.
கட்டணம் செலுத்த அட்டவணை. பணம் செலுத்த வேண்டிய அனைத்து விலைப்பட்டியல்களின் பட்டியலையும் மென்பொருளிலிருந்து அச்சிட ஒரு சோதனை ஓட்டம் செய்யுங்கள், மேலும் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட தேதி வரம்பிற்குள் செலுத்த வேண்டிய அனைத்து விலைப்பட்டியல்களும் அந்த அறிக்கையில் உள்ளதா என சரிபார்க்கவும்.
காசோலை ஓட்டத்தை சோதிக்கவும். அங்கீகரிக்கப்பட்ட அனைத்து கொடுப்பனவுகளையும் மென்பொருளில் சரிபார்த்து, இந்த விலைப்பட்டியல்களுக்கு செலுத்த ஒரு தொகுதி காசோலைகளை அச்சிடுங்கள். தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட காசோலைகளை மட்டுமே கணினி செலுத்துகிறது என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.
காசோலைகளில் கையொப்பமிடுங்கள். ஒரு நபரை முதன்மை காசோலை கையொப்பமிட்டவராகவும், மற்றொரு நபரை காப்பு காசோலை கையொப்பமிட்டவராகவும் நியமிக்கவும். ஒவ்வொரு காசோலையிலும் இணைக்கப்பட்ட காப்பு ஆவணங்களை ஆராய்வதில் இந்த நபர்களுக்கு அவர்களின் கடமைகளை தெரிவிக்கவும்.
கணக்குகள் செலுத்த வேண்டிய முறை மூலம் செலுத்த வேண்டியவற்றை எவ்வாறு செயலாக்குவது என்பதில் சம்பந்தப்பட்ட அடிப்படை நடவடிக்கைகளை முந்தைய படிகள் உள்ளடக்குகின்றன. பின்வரும் கூடுதல் உருப்படிகளை அதில் இணைக்கலாம்:
மூன்று வழி பொருத்தம். நிறுவனத்தின் தொடர்புடைய கொள்முதல் ஆர்டர்கள் மற்றும் பெறும் எந்தவொரு ஆவணங்களுக்கும் செலுத்த வேண்டிய எழுத்தர் பொருத்த சப்ளையர் விலைப்பட்டியல்களை வைத்திருப்பது அவசியமாக இருக்கலாம். ஒழுங்காக அங்கீகரிக்கப்பட்ட மற்றும் பெறப்பட்ட உருப்படிகளுக்கு மட்டுமே வணிகம் பணம் செலுத்துகிறது என்பதை உறுதிப்படுத்த இந்த பொருத்தம் தேவைப்படலாம்.
செலவு அறிக்கைகள். ஊழியர்கள் செலவு அறிக்கை படிவங்களை சமர்ப்பிக்க வேண்டிய ஒரு அமைப்பை அமைக்கவும், அவற்றில் அவர்கள் வாங்கிய எந்தவொரு பொருட்களுக்கும் ரசீதுகள் இணைக்கப்பட்டுள்ளன. இந்த அமைப்பில் பயணக் கொள்கைகளின் தொகுப்பு இருக்கலாம், அவை செலவுகள் திருப்பிச் செலுத்தப்படும்.
கொள்முதல் அட்டைகள். நிறுவனத்தின் சார்பாக அட்டைகளுடன் கொள்முதல் செய்ய அதிகாரம் பெற்ற ஊழியர்களைத் தேர்ந்தெடுப்பதற்கு கொள்முதல் அட்டைகள் வழங்கப்படும் ஒரு அமைப்பை அமைக்கவும். பிழைகளுக்கான அட்டை அறிக்கைகளை மறுஆய்வு செய்வதற்கான நடைமுறைகளையும், கட்டணச் செயலாக்கத்திற்காக செலுத்த வேண்டிய ஊழியர்களிடம் முழுமையாக மதிப்பாய்வு செய்யப்பட்ட அறிக்கைகளைச் சமர்ப்பிக்கவும்.
அதிகப்படியான செலுத்துதல்களின் அபாயத்தைக் குறைக்க, செலுத்த வேண்டிய முறைக்கு கட்டுப்பாடுகளின் தேர்வைச் சேர்ப்பது அவசியமாக இருக்கலாம்.
