மூல ஆவணங்கள்
வணிக ஆவணங்கள் பதிவு செய்யப்படும் உடல் அடிப்படையே மூல ஆவணங்கள். தணிக்கையாளர்கள் பின்னர் ஒரு நிறுவனத்தின் நிதிநிலை அறிக்கைகளை மறுபரிசீலனை செய்யும் போது ஆதார ஆவணங்கள் பொதுவாக ஆதாரமாக பயன்படுத்தப்படுகின்றன, மேலும் பரிவர்த்தனைகள் நிகழ்ந்தன என்பதை சரிபார்க்க வேண்டும். அவை வழக்கமாக பின்வரும் தகவல்களைக் கொண்டுள்ளன:
வணிக பரிவர்த்தனை பற்றிய விளக்கம்
பரிவர்த்தனை தேதி
ஒரு குறிப்பிட்ட அளவு பணம்
அங்கீகரிக்கும் கையொப்பம்
பல மூல ஆவணங்கள் ஒரு ஒப்புதலைக் குறிக்க முத்திரையிடப்பட்டுள்ளன, அல்லது தற்போதைய தேதி அல்லது அடிப்படை பரிவர்த்தனையை பதிவு செய்ய பயன்படுத்தப்பட வேண்டிய கணக்குகளை எழுதுவது.
ஒரு மூல ஆவணம் ஒரு காகித ஆவணமாக இருக்க வேண்டியதில்லை. ஸ்மார்ட்போன் மூலம் ஒரு நிறுவனத்தின் நேரக்கட்டுப்பாட்டு முறைக்குள் நுழைந்ததைப் போல, ஒரு ஊழியர் பணிபுரிந்த மணிநேரங்களின் மின்னணு பதிவு போன்ற மின்னணு சாதனங்களும் இதுவாக இருக்கலாம்.
மூல ஆவணங்களின் எடுத்துக்காட்டுகள் மற்றும் நிதி பதிவுகளில் தோன்றும் அவை தொடர்பான வணிக பரிவர்த்தனைகள்:
வங்கி அறிக்கை. இது ஒரு நிறுவனத்தின் புத்தக இருப்பு பணத்திற்கான பல மாற்றங்களைக் கொண்டுள்ளது, அதன் பதிவுகளை வங்கியின் பதிவுகளுடன் சீரமைக்க நிறுவனம் குறிப்பிட வேண்டும்.
பணப் பதிவு நாடா. இது ஒரு விற்பனை பரிவர்த்தனையின் பதிவை ஆதரிக்கும் பண விற்பனையின் சான்றாக பயன்படுத்தப்படலாம்.
கிரெடிட் கார்டு ரசீது. குட்டிப் பணத்திலிருந்து நிதி வழங்குவதற்கான ஆதாரமாக இதைப் பயன்படுத்தலாம்.
பூட்டுப்பெட்டி படங்களை சரிபார்க்கவும். இந்த படங்கள் வாடிக்கையாளர்களிடமிருந்து பண ரசீதுகளைப் பதிவு செய்வதை ஆதரிக்கின்றன.
பொதி சீட்டு. இது ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு அனுப்பப்பட்ட உருப்படிகளை விவரிக்கிறது, எனவே விற்பனை பரிவர்த்தனையின் பதிவை ஆதரிக்கிறது.
விற்பனை ஆணை. இந்த ஆவணம், ஒரு மசோதா மற்றும் / அல்லது பொதி பட்டியலுடன் இணைந்தால், ஒரு வாடிக்கையாளரை விலைப்பட்டியல் செய்ய பயன்படுத்தலாம், இது விற்பனை பரிவர்த்தனையை உருவாக்குகிறது.
சப்ளையர் விலைப்பட்டியல். இது ஒரு மூல ஆவணம், இது ஒரு சப்ளையருக்கு பணம், காசோலை அல்லது மின்னணு கட்டணம் வழங்குவதை ஆதரிக்கிறது. ஒரு சப்ளையர் விலைப்பட்டியல் ஒரு செலவு, சரக்கு உருப்படி அல்லது நிலையான சொத்தின் பதிவை ஆதரிக்கிறது.
நேர அட்டை. இது ஒரு ஊழியருக்கு ஒரு காசோலை அல்லது மின்னணு கட்டணத்தை வழங்குவதை ஆதரிக்கிறது. பணியாளர் நேரம் வாடிக்கையாளர்களுக்கு கட்டணம் வசூலிக்கப்படுகிறதென்றால், வாடிக்கையாளர் விலைப்பட்டியலை உருவாக்குவதையும் இது ஆதரிக்கிறது.
உதாரணமாக, ஒரு நிறுவனம் ஆலோசனை வணிகத்தில் உள்ளது. இது பணியாளர் டைம்ஷீட்களிலிருந்து மணிநேர வேலை செய்யும் தகவல்களைக் குவிக்கிறது, பின்னர் வாடிக்கையாளர் விலைப்பட்டியலில் சேர்க்கப்பட்டு, இதன் விளைவாக விற்பனை மற்றும் கணக்குகள் பெறத்தக்க பரிவர்த்தனை உருவாக்கப்படும். எனவே, இந்த சூழ்நிலையில், டைம்ஷீட் ஒரு விற்பனை பரிவர்த்தனைக்கான மூல ஆவணம் ஆகும்.
கணக்கியல் அமைப்பில் மூல ஆவணங்கள் முறையாக பதிவு செய்யப்படாத அபாயத்தைக் குறைக்கப் பயன்படுத்தக்கூடிய பல கட்டுப்பாடுகள் உள்ளன. மிகவும் பொதுவான கட்டுப்பாடுகளில் ஒன்று, முன் எண் ஆவணங்களை உருவாக்குவது, இதனால் காணாமல் போன ஆவணங்களை எளிதாகக் கண்டுபிடிப்பது. மற்றொரு கட்டுப்பாடு என்னவென்றால், சில ஆவணங்கள் பதிவு செய்யப்படவில்லை, அல்லது கணக்குகளில் பதிவுசெய்யப்பட்ட சில பரிவர்த்தனைகள் ஏதேனும் துணை மூல ஆவணங்களைக் கொண்டிருக்கவில்லை எனில், கணக்குகளில் உள்ள நிலுவைகளை துணை மூல ஆவணங்களுடன் சரிசெய்தல்.
சில மூல ஆவணங்களை பல ஆண்டுகளாக வைத்திருக்க வேண்டும் என்று பல்வேறு விதிமுறைகள் கட்டளையிடுகின்றன. ஒரு வழக்கு ஏற்பட்டால் ஆதாரங்களை வழங்குவதற்காக அல்லது சிறந்த வாடிக்கையாளர் சேவையை வழங்கினால் மட்டுமே, இந்த ஆவணங்களை விதிமுறைகளைப் பொருட்படுத்தாமல் வைத்திருப்பது விவேகமானதாக இருக்கலாம். இந்த காரணங்களுக்காக, ஒரு நிறுவனம் ஒரு குறிப்பிட்ட எண்ணிக்கையிலான ஆண்டுகள் கடந்து செல்லும் வரை துண்டாக்குதல் அல்லது மூல ஆவணங்களை அகற்றுவதை கண்டிப்பாக கட்டுப்படுத்தும் ஒரு ஆவண அழிப்புக் கொள்கையை பின்பற்ற வேண்டும்.
