ஊதிய உள் கட்டுப்பாடுகள்
பொது ஊதியக் கட்டுப்பாடுகள்
நேரக்கட்டுப்பாடு தகவல் எவ்வாறு திரட்டப்படுகிறது அல்லது ஊழியர்களுக்கு எவ்வாறு ஊதியம் வழங்கப்படுகிறது என்பதைப் பொருட்படுத்தாமல், கிட்டத்தட்ட அனைத்து ஊதிய முறைமைகளுக்கும் பின்வரும் கட்டுப்பாடுகளின் தேர்வைப் பயன்படுத்துவதைக் கவனியுங்கள்:
தணிக்கை. ஊதியக் கொடுப்பனவுகள் சரியாகக் கணக்கிடப்படுகிறதா, ஊதியம் பெறும் ஊழியர்கள் இன்னும் நிறுவனத்தில் பணிபுரிகிறார்களா, நேரப் பதிவுகள் முறையாகக் குவிக்கப்படுகின்றன, மற்றும் பலவற்றைச் சரிபார்க்க உள் தணிக்கையாளர்கள் அல்லது வெளி தணிக்கையாளர்கள் ஊதியச் செயல்பாட்டின் குறிப்பிட்ட கால தணிக்கை நடத்த வேண்டும்.
அங்கீகாரங்களை மாற்றவும். நிறுவனம் அவ்வாறு செய்யுமாறு எழுதப்பட்ட மற்றும் கையொப்பமிடப்பட்ட கோரிக்கையை ஊழியர் சமர்ப்பித்திருந்தால் மட்டுமே பணியாளரின் திருமண நிலை, நிறுத்துதல் கொடுப்பனவுகள் அல்லது விலக்குகளை மாற்ற அனுமதிக்கவும். இல்லையெனில், ஒரு மாற்றம் செய்யப்பட வேண்டும் என்று பணியாளர் விரும்பினார் என்பதற்கு எந்த ஆதாரமும் இல்லை. மேலாளர் கோரிய எந்த ஊதிய விகித மாற்றங்களுக்கும் இதே கட்டுப்பாடு பொருந்தும்.
கண்காணிப்பு பதிவை மாற்றவும். கணினிமயமாக்கப்பட்ட ஊதிய தொகுதி மூலம் நீங்கள் ஊதியத்தை வீட்டிலேயே செயலாக்குகிறீர்கள் என்றால், மாற்றம் கண்காணிப்பு பதிவைச் செயல்படுத்தவும், அதற்கான அணுகல் கடவுச்சொல் பாதுகாக்கப்பட்ட இடைமுகத்தின் மூலம் மட்டுமே கிடைக்கும் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். இந்த பதிவு ஊதிய முறைமையில் செய்யப்பட்ட அனைத்து மாற்றங்களையும் கண்காணிக்கும், இது தவறான அல்லது மோசடி உள்ளீடுகளைக் கண்டறிய மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
பிழைகள் சரிபார்க்கும் அறிக்கைகள். ஊதிய முடிவுகளின் இயல்பான விநியோகத்திற்கு வெளியே வரும் உருப்படிகளை மட்டுமே காண்பிக்கும் அறிக்கைகளை இயக்குவதன் மூலம் சில வகையான ஊதியப் பிழைகள் காணப்படுகின்றன. இவை அனைத்தும் சில பிழைகளைக் குறிக்கவில்லை, ஆனால் அறிக்கையிடப்பட்ட உருப்படிகளுக்கு அடிப்படை பிழைகள் நிகழ்தகவு அதிகமாக உள்ளது. ஊதிய மேலாளர் அல்லது ஊதிய நடவடிக்கைகளில் ஈடுபடாத மூன்றாம் தரப்பு இந்த அறிக்கைகளை இயக்கி மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும்.
போக்கு போக்குகள். நிதி அறிக்கைகளில் ஊதியம் தொடர்பான செலவுகளில் ஏற்ற இறக்கங்களைக் காணவும், பின்னர் ஏற்ற இறக்கங்களுக்கான காரணங்களை ஆராயவும்.
கட்டண அறிக்கையை மேற்பார்வையாளர்களுக்கு வழங்குதல். ஒவ்வொரு துறை மேற்பார்வையாளருக்கும் பணியாளர்களுக்கு கொடுப்பனவுகளின் பட்டியலை அனுப்பவும், சரியான கட்டணத் தொகைகள் மற்றும் அறிமுகமில்லாத பெயர்களுக்காக அதை மதிப்பாய்வு செய்யுமாறு கோருங்கள். நிறுவனத்தில் இனி வேலை செய்யாத ஊழியர்களுக்கு வழங்கப்படும் கொடுப்பனவுகளை அவர்கள் அடையாளம் காணலாம்.
பதிவுகளுக்கான அணுகலைக் கட்டுப்படுத்துங்கள். அங்கீகரிக்கப்படாத அணுகலைத் தடுக்க, பணியாளர் கோப்புகள் மற்றும் ஊதியப் பதிவுகள் பயன்பாட்டில் இல்லாத எல்லா நேரங்களிலும் பூட்டவும். இந்த பதிவுகள் வரியில் சேமிக்கப்பட்டால் கடவுச்சொல் பாதுகாப்பைப் பயன்படுத்தவும். இந்த முன்னெச்சரிக்கை ஒருவர் வேறொரு பணியாளரின் பதிவுகளை அணுகுவதைத் தடுப்பது மட்டுமல்லாமல், பதிவுகளில் (ஊதிய விகிதம் போன்றவை) அங்கீகரிக்கப்படாத மாற்றங்களைத் தடுப்பதும் ஆகும்.
கடமைகளைப் பிரித்தல். ஒரு நபர் சம்பளப்பட்டியலைத் தயாரிக்க வேண்டும், மற்றொருவர் அதை அங்கீகரிக்கவும், மற்றொருவர் கொடுப்பனவுகளை உருவாக்கவும், இதன் மூலம் மோசடி அபாயத்தை குறைக்கலாம். கடமைகளை முறையாகப் பிரிக்க போதுமான பணியாளர்கள் இல்லாத சிறிய நிறுவனங்களில், ஊழியர்களுக்கு பணம் அனுப்பப்படுவதற்கு முன்பு யாராவது சம்பளப் பட்டியலை மதிப்பாய்வு செய்து அங்கீகரிக்க வேண்டும் என்று வலியுறுத்துங்கள்.
ஊதியக் கணக்கீடு கட்டுப்பாடுகள்
சாத்தியமான கட்டுப்பாடுகளின் பின்வரும் பட்டியல் நேர அட்டவணைகள் காணாமல் போனது, வேலை செய்த தவறான நேரம் மற்றும் தவறான ஊதியக் கணக்கீடுகள் போன்ற சிக்கல்களைக் குறிக்கிறது. அவை:
தானியங்கு நேரக்கட்டுப்பாட்டு அமைப்புகள். சூழ்நிலைகளைப் பொறுத்து, கணினிமயமாக்கப்பட்ட நேரக் கடிகாரத்தை நிறுவுவதைக் கவனியுங்கள். இந்த கடிகாரங்கள் பல உள்ளமைக்கப்பட்ட கட்டுப்பாடுகளைக் கொண்டுள்ளன, அதாவது பணியாளர்களை நியமிக்கப்பட்ட ஷிப்டுகளுக்கு மட்டுமே கடிகாரம் செய்ய அனுமதிக்க வேண்டும், மேற்பார்வை மேலெழுதாமல் மேலதிக நேரத்தை அனுமதிக்காதது மற்றும் (பயோமெட்ரிக் கடிகாரங்களுக்கு) நண்பரின் குத்துவதற்கான ஆபத்தை நீக்குகிறது. மேலும், இந்த கடிகாரங்களால் உருவாக்கப்பட்ட விதிவிலக்கு அறிக்கைகளை மேற்பார்வையாளர்களுக்கு மதிப்பாய்வுக்கு அனுப்ப வேண்டும்.
கணக்கீடு சரிபார்ப்பு. நீங்கள் சம்பளப்பட்டியலை கைமுறையாகக் கணக்கிடுகிறீர்களானால், வேலை செய்த நேரம், பயன்படுத்தப்பட்ட ஊதிய விகிதங்கள், வரி விலக்குகள் மற்றும் நிறுத்திவைத்தல் உள்ளிட்ட அனைத்து கணக்கீடுகளையும் இரண்டாவது நபர் சரிபார்க்கவும். கணக்கீடுகளை உருவாக்கிய நபரை விட இரண்டாவது நபர் கவனமாக பரிசோதனை செய்ய அதிக வாய்ப்புள்ளது.
மணிநேரம் சரிபார்ப்பு வேலை. ஊழியர்கள் உண்மையில் பணிபுரிந்ததை விட அதிக நேரம் வசூலிப்பதைத் தடுக்க, ஒரு மேற்பார்வையாளர் ஊழியர்களால் பணிபுரியும் நேரங்களை எப்போதும் அங்கீகரிக்க வேண்டும்.
துணை ஆவணங்களுடன் சம்பளப்பட்டியல் பதிவை பொருத்துங்கள். சம்பளப்பட்டியல் பதிவு மொத்த ஊதியங்கள், கழிவுகள் மற்றும் நிகர ஊதியம் ஆகியவற்றைக் காட்டுகிறது, மேலும் சரிபார்ப்பு நோக்கங்களுக்காக துணை ஆவணங்களை அறிய ஒரு நல்ல சுருக்க ஆவணம் இது.
நேர அட்டைகளை பணியாளர் பட்டியலுடன் பொருத்துங்கள். ஒரு ஊழியர் சரியான நேரத்தில் நேர அட்டவணையில் திரும்ப மாட்டார், அதனால் ஊதியம் வழங்கப்படாது என்பதற்கு கணிசமான ஆபத்து உள்ளது. இந்த சிக்கலைத் தவிர்க்க, சம்பளப்பட்டியல் செயலாக்கத்தின் தொடக்கத்தில் செயலில் உள்ள ஊழியர்களின் பட்டியலை அச்சிட்டு, அவர்களின் நேர அட்டவணைகளைப் பெறும்போது பட்டியலில் உள்ள பெயர்களைச் சரிபார்க்கவும்.
கூடுதல் நேரம் சரிபார்ப்பு வேலை. ஊழியர்கள் பணிபுரியும் நேரங்களை மேற்பார்வையாளர்கள் அங்கீகரிக்க நீங்கள் தேவையில்லை என்றாலும், குறைந்தபட்சம் மேற்பார்வையாளர்கள் கூடுதல் நேர நேரங்களை அங்கீகரிக்க வேண்டும். இந்த மணிநேரங்களுடன் தொடர்புடைய ஊதிய பிரீமியம் உள்ளது, எனவே நிறுவனத்திற்கான செலவு அதிகமாக உள்ளது, அதேபோல் ஊழியர்கள் அவற்றைக் கோருவதற்கான சோதனையும் உள்ளது.
மாற்ற ஒப்புதல். ஒரு ஊழியர் ஊதிய மாற்றத்திற்கு ஒரு ஒப்புதல் கையொப்பம் மட்டுமல்ல, இரண்டு கையொப்பங்களும் தேவை என்பதைக் கவனியுங்கள் - ஒன்று ஊழியரின் மேற்பார்வையாளரால், மற்றொன்று அடுத்த உயர் மட்ட மேற்பார்வையாளரால். அவ்வாறு செய்வது ஊதிய விகிதங்களை மாற்றுவதில் கூட்டு ஆபத்தை குறைக்கிறது.
கட்டணக் கட்டுப்பாடுகளைச் சரிபார்க்கவும்
நீங்கள் காசோலைகளுடன் ஊழியர்களுக்கு பணம் செலுத்தும்போது, மோசடி மற்றும் பல்வேறு பிழைகளின் அபாயங்களைத் தணிக்க பல கட்டுப்பாடுகள் தேவைப்படுகின்றன. முக்கிய கட்டுப்பாடுகள்:
கையொப்ப அங்கீகாரங்களைப் புதுப்பிக்கவும். காசோலை கையொப்பமிட்டவர்கள் நிறுவனத்தை விட்டு வெளியேறும்போது, அங்கீகரிக்கப்பட்ட காசோலை கையொப்பமிட்டோர் பட்டியலிலிருந்து அவற்றை அகற்றி இந்த தகவலை வங்கிக்கு அனுப்பவும். இல்லையெனில், அவர்கள் இன்னும் நிறுவனத்தின் காசோலைகளில் கையெழுத்திடலாம்.
ஊழியர்களுக்கு கை காசோலைகள். சாத்தியமான இடங்களில், ஊழியர்களுக்கு நேரடியாக கை சோதனை. அவ்வாறு செய்வது ஒரு வகை மோசடியைத் தடுக்கிறது, அங்கு ஒரு ஊதிய எழுத்தர் ஒரு பேய் ஊழியருக்கான காசோலையை உருவாக்கி, காசோலையைப் பெறுகிறார். இது மிகவும் திறமையற்ற கட்டுப்பாட்டு என்றால், அவ்வப்போது காசோலைகளை கைமுறையாக விநியோகிப்பதைக் கவனியுங்கள்.
விநியோகிக்கப்படாத காசோலைகளைப் பூட்டுங்கள். நீங்கள் ஊழியர்களுக்கு நேரடியாக காசோலைகளை வழங்குகிறீர்கள் மற்றும் யாராவது இல்லை என்றால், அவர்களின் காசோலையை பாதுகாப்பான இடத்தில் பூட்டவும். அத்தகைய காசோலை இல்லையெனில் திருடப்பட்டு பணமளிக்கப்படலாம்.
போட்டி முகவரிகள். நிறுவனம் தனது ஊழியர்களுக்கு காசோலைகளை அனுப்பினால், காசோலைகளில் உள்ள முகவரிகளை பணியாளர் முகவரிகளுடன் பொருத்துங்கள். ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட காசோலைகள் ஒரே முகவரிக்குச் செல்கிறதென்றால், ஒரு ஊதிய எழுத்தர் போலி ஊழியர்களுக்கான சட்டவிரோத கொடுப்பனவுகளை தனது முகவரிக்கு அனுப்புவதால் இருக்கலாம்.
ஊதிய சரிபார்ப்பு கணக்கு. நீங்கள் ஒரு தனி சோதனை கணக்கிலிருந்து ஊழியர்களுக்கு பணம் செலுத்த வேண்டும், மேலும் இந்த கணக்கிற்கு பணம் செலுத்திய காசோலைகளின் தொகையில் மட்டுமே நிதியளிக்க வேண்டும். அவ்வாறு செய்வது, ஏற்கனவே உள்ள சம்பள காசோலையில் ஒருவரை மோசடியாக அதிகரிப்பதைத் தடுக்கிறது அல்லது முற்றிலும் புதிய ஒன்றை உருவாக்குவதைத் தடுக்கிறது, ஏனெனில் மாற்றப்பட்ட காசோலைக்கு கணக்கில் உள்ள நிதி போதுமானதாக இருக்காது.
பல கட்டுப்பாடுகள் ஒருவருக்கொருவர் கஷ்டப்படுவதை நீங்கள் காணலாம், இதனால் பல கட்டுப்பாடுகளின் விளைவாக ஒன்றுடன் ஒன்று விளைவுகள் ஏற்படுகின்றன. இந்த சந்தர்ப்பங்களில், பிற கட்டுப்பாடுகள் இழப்பு அபாயத்தைத் தணிக்கும் என்பதை அறிந்து, நீங்கள் சில கட்டுப்பாடுகளை பாதுகாப்பாக அகற்ற முடியும்.
