செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள்

செலுத்த வேண்டிய செயல்பாட்டில் இழப்புகளின் அபாயத்தைத் தணிக்க கணக்குகள் செலுத்த வேண்டிய கட்டுப்பாடுகள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. செலுத்த வேண்டிய கட்டுப்பாடுகள் மூன்று பொது வகைகளாக ஒருங்கிணைக்கப்படுகின்றன, அவை வணிகத்தின் செலுத்த வேண்டிய கடமையை சரிபார்க்கின்றன, செலுத்த வேண்டிய தரவுகளை கணினி அமைப்பில் உள்ளிடுகின்றன, மற்றும் சப்ளையர்களுக்கு பணம் செலுத்துகின்றன. கட்டுப்பாடுகள் பின்வருமாறு:

கட்டணக் கட்டுப்பாடுகளுக்கான பொறுப்பு

செலுத்த வேண்டிய கடமையின் சரிபார்ப்பு பல சாத்தியமான கட்டுப்பாடுகளில் ஒன்றின் மூலம் நிறைவேற்றப்படலாம். அவை:

  • விலைப்பட்டியல் ஒப்புதல். கட்டணத்தை அங்கீகரிக்கும் நிலையில் உள்ள நபர் ஒரு சப்ளையர் விலைப்பட்டியலுக்கான ஒப்புதலைக் குறிக்கிறது. இருப்பினும், ஒப்புதல் அளிப்பவர் சப்ளையர் விலைப்பட்டியலை மட்டுமே பார்த்தால் இது ஒப்பீட்டளவில் பலவீனமான கட்டுப்பாடாகும், ஏனெனில் பொருட்கள் அல்லது சேவைகள் பெறப்பட்டதா, அல்லது கட்டணம் வசூலிக்கப்படுகிறதா என்பதை நிறுவனம் முதலில் ஒப்புக்கொண்டதா என்பதைக் கூற வழி இல்லை. எந்த பொது லெட்ஜர் கணக்கில் கட்டணம் வசூலிக்கப்படும் என்பதையும் ஒப்புதலாளர் அறிய விரும்பலாம். இதன் விளைவாக, செலுத்த வேண்டிய ஊழியர்கள் முதலில் சப்ளையர் விலைப்பட்டியலைக் கூட்டிச் செல்வது, கொள்முதல் ஆணையை அங்கீகரிப்பது மற்றும் ஆவணங்களை ஒரு பாக்கெட்டில் பெறுவது நல்லது, பின்னர் விலைப்பட்டியலை ஒரு கையொப்பத் தொகுதியுடன் முத்திரையிட வேண்டும், அதில் கட்டணம் வசூலிக்கப்பட வேண்டும், பின்னர் ஒப்புதல் பெற வேண்டும் அதை மதிப்பாய்வு செய்யவும். இந்த அணுகுமுறை விமர்சகர்களுடன் பணியாற்றுவதற்கான முழுமையான தகவல்களை வழங்குகிறது.

  • கொள்முதல் ஆர்டர் ஒப்புதல். வாங்கும் ஒவ்வொரு கொள்முதல் வாங்கும் ஆணையும் கொள்முதல் துறை வெளியிடுகிறது. அவ்வாறு செய்வதன் மூலம், வாங்கும் ஊழியர்கள், சாராம்சத்தில், அனைத்து செலவினங்களும் செய்யப்படுவதற்கு முன்பே ஒப்புதல் அளிக்கிறார்கள், இது சில செலவுகள் எப்போதும் நிகழாமல் தடுக்கக்கூடும். இந்த கட்டுப்பாடு வாங்கும் ஊழியர்களால் கணிசமான அளவு வேலையைக் கொண்டிருப்பதால், அவர்கள் முறையான கொள்முதல் கோரிக்கை படிவத்தில் பொருட்களைக் கோர ஊழியர்களைக் கேட்பார்கள்.

  • ஒரு மூன்று வழி போட்டி. செலுத்த வேண்டிய ஊழியர்கள் சப்ளையர் விலைப்பட்டியல் தொடர்புடைய கொள்முதல் ஆணை மற்றும் கட்டணத்தை அங்கீகரிப்பதற்கு முன் ரசீதுக்கான சான்று ஆகியவற்றுடன் பொருந்துகிறார்கள். இந்த அணுகுமுறை தனிப்பட்ட விலைப்பட்டியல் ஒப்புதலின் தேவையை மீறுகிறது, ஏனெனில் ஒப்புதல் அதற்கு பதிலாக கொள்முதல் வரிசையை அடிப்படையாகக் கொண்டது. கொள்முதல் வரிசையின் அடிப்படையில் மட்டுமே ஒப்புதல் அளிப்பதை விட இது சிறந்தது, ஏனெனில் இது பொருட்களின் ரசீதையும் சரிபார்க்கிறது. இருப்பினும், இது வலிமிகு மெதுவாகவும், காகித வேலைகள் இல்லாவிட்டால் உடைந்து போகும்.

  • கையேடு நகல் கட்டண தேடல். கணினிமயமாக்கப்பட்ட செலுத்த வேண்டிய அமைப்பு நகல் விலைப்பட்டியல் எண்களுக்கான தானியங்கி தேடலை நடத்துகிறது. முற்றிலும் கையேடு கணக்கியல் அமைப்பில் இது மிகவும் கடினமான முயற்சி. இந்த வழக்கில், செலுத்த வேண்டிய எழுத்தர் விற்பனையாளர் கோப்பு மற்றும் செலுத்தப்படாத விலைப்பட்டியல் கோப்பு மூலம் தேடலாம், ஒரு சப்ளையரிடமிருந்து பெறப்பட்ட விலைப்பட்டியல் ஏற்கனவே செலுத்தப்பட்டுள்ளதா என்பதைக் காணலாம். பல சூழ்நிலைகளில், உள்வரும் சப்ளையர் விலைப்பட்டியலின் அளவு இது மிகவும் கடினமாக்குகிறது, இதனால் செலுத்த வேண்டிய ஊழியர்கள் நகல் விலைப்பட்டியலை அடையாளம் காணும் எந்தவொரு முயற்சியையும் கைவிடுகிறார்கள், மேலும் இதுபோன்ற பொருட்களுக்கு அவ்வப்போது பணம் செலுத்துவார்கள் என்பதை ஏற்றுக்கொள்கிறார்கள்.

தரவு நுழைவு கட்டுப்பாடுகள்

செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளில் அனைத்து சப்ளையர் விலைப்பட்டியல்களும் உள்ளிடப்பட்டுள்ளன என்பதை உறுதிப்படுத்த பல வழிகள் உள்ளன, இருப்பினும் இந்த கட்டுப்பாடுகள் மாறுபட்ட அளவிலான வெற்றிகளைக் கொண்டுள்ளன. கட்டுப்பாடுகள்:

  • ஒப்புதலுக்குப் பிறகு பதிவு செய்யுங்கள். இந்த கட்டுப்பாடு, செலுத்த வேண்டிய ஊழியர்களை ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலையும் கணினியில் நுழையும் முன் சரிபார்க்க சரிபார்க்க கட்டாயப்படுத்துகிறது.

  • ஒப்புதலுக்கு முன் பதிவு செய்யுங்கள். இந்த கட்டுப்பாடு சப்ளையர்களுக்கு பணம் செலுத்துவதற்கான அங்கீகாரங்களைப் பெறுவதை விட அதிக முன்னுரிமை அளிக்கிறது, ஏனெனில் பெறப்பட்ட ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலும் ஒரே நேரத்தில் செலுத்த வேண்டிய முறைமையில் பதிவு செய்யப்படுகிறது. கொள்முதல் அங்கீகரிக்க ஏற்கனவே கொள்முதல் ஆர்டர்கள் பயன்படுத்தப்பட்ட இடத்தில் இந்த கட்டுப்பாடு சிறப்பாக செயல்படுகிறது.

  • விலைப்பட்டியல் எண் வழிகாட்டுதலை பின்பற்றவும். செலுத்த வேண்டிய தரவு உள்ளீட்டின் மிகப்பெரிய சிக்கல் நகல் கொடுப்பனவுகள். நகல் விலைப்பட்டியல்களை தானாகவே கண்டறிந்து, நகல் கொடுப்பனவுகளைத் தடுக்கும் கணக்கியல் மென்பொருளை பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் பயன்படுத்துவதால் இது ஒரு சிக்கலாகத் தெரியவில்லை. இருப்பினும், விலைப்பட்டியல் எண்கள் எவ்வாறு பதிவு செய்யப்படுகின்றன என்பதில் முரண்பாடு இருக்கலாம். எடுத்துக்காட்டாக, விலைப்பட்டியல் எண் 0000078234 ஐ முன்னணி பூஜ்ஜியங்களுடன் அல்லது அவை இல்லாமல் பதிவு செய்கிறீர்களா? அதே விலைப்பட்டியல் செலுத்த வேண்டிய ஊழியர்களுக்கு இரண்டு முறை வழங்கப்பட்டால், அது ஒரு முறை 0000078234 ஆகவும், அடுத்த முறை 78234 ஆகவும் பதிவு செய்யப்பட்டால், கணினி அவற்றை நகல் விலைப்பட்டியல் என்று கொடியிடாது. விலைப்பட்டியல் எண்ணில் கோடுகளுடன் அதே சிக்கல் எழுகிறது; 1234-999 இன் விலைப்பட்டியல் எண் 1234-999 அல்லது 1234999 ஆக பதிவு செய்யப்படலாம்.

  • நிதி அறிக்கைகளில் பட்ஜெட்டுடன் பொருந்தவும். ஒரு சப்ளையர் விலைப்பட்டியல் தவறான துறைக்கு தவறாக வசூலிக்கப்பட்டிருந்தால், நிதி அறிக்கைகளை ஆராயும் ஒரு துறை மேலாளர் வசூலிக்கப்பட்ட தொகைக்கும் பட்ஜெட்டிற்கும் இடையிலான ஏற்றத்தாழ்வைக் கண்டறிந்து, சிக்கலை கணக்கியல் துறையின் கவனத்திற்குக் கொண்டு வருவார்.

கட்டணக் கட்டுப்பாடுகள்

கீழே குறிப்பிடப்பட்டுள்ள கட்டுப்பாடுகளின் பெரும்பகுதி காசோலை மூலம் பணம் செலுத்துவது தொடர்பானது, ஏனென்றால் அது இன்னும் பணம் செலுத்தும் முக்கிய வடிவமாகும். கட்டுப்பாடுகள்:

  • காசோலை அச்சிடுதல் மற்றும் கையொப்பமிடுதல். ஒரு நபர் காசோலைகளைத் தயாரிக்க வேண்டும், வேறு நபர் கையொப்பமிட வேண்டும். அவ்வாறு செய்வதன் மூலம், பணத்தை வழங்குவதில் குறுக்கு சோதனை உள்ளது.

  • எல்லா காசோலைகளையும் பூட்டிய இடத்தில் சேமிக்கவும். பயன்படுத்தப்படாத காசோலை எப்போதும் பூட்டப்பட்ட இடத்தில் சேமிக்கப்பட வேண்டும். இல்லையெனில், காசோலைகள் திருடப்பட்டு மோசடியாக நிரப்பப்பட்டு பணமளிக்கப்படலாம். இதன் பொருள் எந்த கையொப்ப தகடுகள் அல்லது முத்திரைகளும் பூட்டப்பட்ட இடத்தில் சேமிக்கப்பட வேண்டும்.

  • பயன்படுத்தப்படும் காசோலை எண்களின் வரிசையைக் கண்காணிக்கவும். காசோலை இயக்கத்தின் போது பயன்படுத்தப்படும் காசோலை எண்களின் வரம்பை பட்டியலிட்டுள்ள ஒரு பதிவை பராமரிக்கவும். சேமிப்பகத்தில் ஏதேனும் காசோலைகள் இல்லை என்பதை தீர்மானிக்க இது பயனுள்ளதாக இருக்கும். இந்த பதிவை சேமிக்கப்பட்ட காசோலைகளுடன் வைக்கக்கூடாது, ஏனென்றால் யாரோ ஒருவர் காசோலைகளைத் திருடும் அதே நேரத்தில் பதிவைத் திருடலாம்.

  • கையேடு காசோலை கையொப்பம் தேவை. ஒரு நிறுவனம் அனைத்து காசோலைகளிலும் கையொப்பமிட வேண்டும். இது உண்மையில் ஒப்பீட்டளவில் பலவீனமான கட்டுப்பாடாகும், ஏனென்றால் சில காசோலை கையொப்பமிட்டவர்கள் காசோலைகள் ஏன் வழங்கப்படுகின்றன என்பதை ஆராய்கின்றன, மேலும் அரிதாகவே செலுத்தப்பட்ட தொகையை கேள்விக்குள்ளாக்குகின்றன. ஒரு நிறுவனம் அதற்கு பதிலாக ஒரு கையொப்பம் தட்டு அல்லது முத்திரையைப் பயன்படுத்த விரும்பினால், வலுவான கொள்முதல் ஒழுங்கு முறையை வைத்திருப்பது மிகவும் முக்கியம்; கொள்முதல் ஊழியர்கள் செலுத்த வேண்டிய செயல்முறை ஓட்டத்தில் முந்தைய கொள்முதல் ஆணைகளை வழங்குவதன் மூலம் விலைப்பட்டியலின் உண்மையான ஒப்புதல்களாக மாறுகிறார்கள்.

  • கூடுதல் காசோலை கையொப்பம் தேவை. காசோலையின் அளவு ஒரு குறிப்பிட்ட தொகையை விட அதிகமாக இருந்தால், இரண்டாவது காசோலை கையொப்பம் தேவை. இந்த கட்டுப்பாடு பல மூத்த-நிலை நபர்களுக்கு பணம் செலுத்துவதை நிறுத்த வாய்ப்பளிக்கிறது. உண்மையில், கட்டுப்பாட்டுச் சூழலை உண்மையில் வலுப்படுத்தாமல் கட்டணச் செயல்பாட்டில் மற்றொரு படியை மட்டுமே அறிமுகப்படுத்த அதிக வாய்ப்புள்ளது.