பண ரசீதுகள் நடைமுறை
காசோலைகளை செயலாக்குவதற்கான பணி கட்டுப்பாடுகளுடன் ஏற்றப்பட்டிருப்பதால், பணத்தைப் பெறுவதற்கான செயல்முறை மிகவும் ஒழுங்குபடுத்தப்பட்டுள்ளது. காசோலைகள் சரியாக பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளன, உடனடியாக டெபாசிட் செய்யப்படுகின்றன, மற்றும் திருடப்படுவதில்லை அல்லது செயல்பாட்டில் எங்கும் மாற்றப்படவில்லை என்பதை உறுதிப்படுத்த அவை தேவைப்படுகின்றன. காசோலை ரசீதுகள் செயலாக்கத்திற்கான செயல்முறை கீழே கோடிட்டுக் காட்டப்பட்டுள்ளது:
காசோலைகள் மற்றும் பணத்தை பதிவு செய்யுங்கள். தினசரி அஞ்சல் விநியோகம் வரும்போது, பெறப்பட்ட அனைத்து காசோலைகளையும் பணத்தையும் அஞ்சல் அறை காசோலை ரசீதுகள் பட்டியலில் பதிவு செய்யுங்கள். பெறப்பட்ட ஒவ்வொரு காசோலைக்கும், பணம் செலுத்தும் கட்சியின் பெயர், காசோலை எண் மற்றும் செலுத்தப்பட்ட தொகை ஆகியவற்றை படிவத்தில் குறிப்பிடவும். ரசீது ரொக்கமாக இருந்தால், பணம் செலுத்தும் தரப்பினரின் பெயரைக் குறிப்பிடவும், “ரொக்கமா?” என்பதைச் சரிபார்க்கவும். பெட்டி மற்றும் செலுத்தப்பட்ட தொகை. அனைத்து வரி உருப்படிகளும் முடிந்ததும், படிவத்தின் கீழே உள்ள “மொத்த ரசீதுகள்” புலத்தில் மொத்தத்தை உள்ளிடவும். படிவத்தில் கையொப்பமிட்டு காசோலைகள் மற்றும் பணம் பெறப்பட்ட தேதியைக் குறிப்பிடவும். மேலும், பெறப்பட்ட ஒவ்வொரு காசோலையிலும் “வைப்புக்கு மட்டும்” முத்திரை மற்றும் நிறுவனத்தின் வங்கி கணக்கு எண்; யாரோ ஒரு காசோலையைப் பிரித்தெடுத்து வேறு ஏதேனும் வங்கிக் கணக்கில் வைப்பது இது மிகவும் கடினமாக்குகிறது.
முன்னோக்கி கொடுப்பனவுகள். அனைத்து காசோலைகள், பணம் மற்றும் அஞ்சல் அறை காசோலை ரசீது பட்டியலின் நகலை பாதுகாப்பான இன்டர்ஃபைஸ் மெயில் பைக்குள் செருகவும். கணக்கியல் துறையில் காசாளரிடம் கையால் வழங்க வேண்டும். காசாளர் பையில் உள்ள அனைத்து பொருட்களையும் அஞ்சல் அறை காசோலை ரசீது பட்டியலுடன் பொருத்துகிறார், பட்டியலின் நகலை துவக்குகிறார், மற்றும் நகலை இன்டர்ஃபோஸ் மெயில் மூலம் அஞ்சல் அறைக்கு திருப்பி அனுப்புகிறார். அஞ்சல் அறை ஊழியர்கள் பின்னர் துவக்கப்பட்ட நகலை தேதி வாரியாக தாக்கல் செய்கிறார்கள்.
விலைப்பட்டியலுக்கு பணத்தைப் பயன்படுத்துங்கள். கணக்கியல் மென்பொருளை அணுகவும், சம்பந்தப்பட்ட வாடிக்கையாளருக்கான செலுத்தப்படாத விலைப்பட்டியல்களை அழைக்கவும், வாடிக்கையாளரிடமிருந்து ஒவ்வொரு கட்டணத்தையும் அனுப்பும் பணம் அனுப்பும் ஆலோசனையில் சுட்டிக்காட்டப்பட்ட விலைப்பட்டியலுக்கு பணத்தைப் பயன்படுத்தவும். எந்த விலைப்பட்டியல் வரவு வைக்கப்பட வேண்டும் என்பதற்கான அறிகுறி எதுவும் இல்லை என்றால், கட்டணத்தை ஒரு தனி சஸ்பென்ஸ் கணக்கில் அல்லது விண்ணப்பிக்கப்படாததாக பதிவு செய்யுங்கள், ஆனால் அது வந்த வாடிக்கையாளரின் கணக்கில். பிந்தைய சூழ்நிலையில், காசோலையின் ஒரு நகலை உருவாக்கி, பின்னர் ஒரு தேதியில் விண்ணப்ப நோக்கங்களுக்காக அதைத் தக்க வைத்துக் கொள்ளுங்கள், இதனால் காசோலை தற்போதைய தேதியில் டெபாசிட் செய்யப்படலாம்.
பிற பணத்தை பதிவு செய்யுங்கள் (விரும்பினால்). பெறத்தக்க செலுத்தப்படாத கணக்குகளுடன் தொடர்புடைய சில பணம் அல்லது காசோலைகள் எப்போதாவது வரும். எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு வாடிக்கையாளர் முன்கூட்டியே செலுத்துதல் அல்லது வைப்புத் தொகை திரும்பக் கொடுக்கலாம். இந்த சந்தர்ப்பங்களில், பணம் செலுத்துவதற்கான காரணத்தின் சரியான ஆவணங்களுடன், கணக்கியல் அமைப்பில் ரசீதைப் பதிவுசெய்க.
பணத்தை டெபாசிட் செய்யுங்கள். அனைத்து காசோலைகளையும் பணத்தையும் டெபாசிட் சீட்டில் பதிவு செய்யுங்கள். டெபாசிட் ஸ்லிப்பில் உள்ள மொத்தத்தை அஞ்சல் அறை காசோலை ரசீதுகள் பட்டியலில் கூறப்பட்ட தொகையுடன் ஒப்பிட்டு, ஏதேனும் வேறுபாடுகளை சரிசெய்யவும். பின்னர் காசோலைகள் மற்றும் பணத்தை பூட்டிய பையில் சேமித்து வங்கியில் கொண்டு செல்லுங்கள்.
வங்கி ரசீதுடன் பொருந்தவும். காசோலைகள் மற்றும் பணம் கிடைத்தவுடன், வங்கி அதற்கான ரசீதை வெளியிடுகிறது. காசாளரைத் தவிர வேறு யாராவது இந்த ரசீதை டெபாசிட் சீட்டில் உள்ள தொகையுடன் ஒப்பிட்டு எந்த வேறுபாடுகளையும் சரிசெய்ய வேண்டும். பொருந்தக்கூடிய படி முடிந்தது என்பதற்கான சான்றாக, ரசீதை வைப்பு சீட்டின் நகலுக்கு பிரதானமாக வைத்து ஆவணங்களை தாக்கல் செய்வது பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
