மூல ஆவண வரையறை
ஒரு வணிக ஆவணம் பற்றிய விவரங்களைக் கொண்ட அசல் ஆவணம் ஒரு மூல ஆவணம். சம்பந்தப்பட்ட தரப்பினரின் பெயர்கள், செலுத்தப்பட்ட தொகைகள் (ஏதேனும் இருந்தால்), தேதி மற்றும் பரிவர்த்தனையின் பொருள் போன்ற ஒரு பரிவர்த்தனை பற்றிய முக்கிய தகவல்களை ஒரு மூல ஆவணம் பிடிக்கிறது. மூல ஆவணங்கள் ஒரு தனித்துவமான எண்ணுடன் அடிக்கடி அடையாளம் காணப்படுகின்றன, இதனால் அவை கணக்கியல் அமைப்பில் வேறுபடுகின்றன. ஆவணங்களின் முன் எண்ணிக்கையானது குறிப்பாக பயனுள்ளதாக இருக்கும், ஏனெனில் எந்தவொரு ஆவணங்களும் காணவில்லையா என்று விசாரிக்க ஒரு நிறுவனத்தை இது அனுமதிக்கிறது.
ஒரு மூல ஆவணத்தில் உள்ள தகவல்கள் கணக்கியல் அமைப்பில் பதிவுசெய்யப்பட்டதும், மூல ஆவணம் எளிதாக அணுகுவதற்காக குறியிடப்பட்டு காப்பகப்படுத்தப்படுகிறது. கடந்த ஆண்டுக்குள் உருவாக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் பொதுவாக தளத்தில் சேமிக்கப்படும், பழைய ஆவணங்கள் குறைந்த விலையில் ஆஃப்-சைட் சேமிப்பு வசதிகளில் சேமிக்கப்படும்.
பதிவு செய்யப்பட்ட பரிவர்த்தனைகள் உண்மையில் நிகழ்ந்தன என்பதற்கான ஆதாரமாக அவற்றைப் பயன்படுத்தும் தணிக்கையாளர்களுக்கு மூல ஆவணங்கள் முக்கியமானவை. நிறுவனங்கள் தங்கள் வணிக கூட்டாளர்களுடன் கையாளும் போது ஆதாரமாக ஒரு மூல ஆவணம் பயன்படுத்தப்படுகிறது, பொதுவாக பணம் செலுத்துதல் தொடர்பாக. மூல ஆவணங்களின் எடுத்துக்காட்டுகள்:
ரத்து செய்யப்பட்ட காசோலை
கடன் குறிப்பாணை
வைப்பு சீட்டு
செலவு அறிக்கை
விலைப்பட்டியல்
பொருட்கள் கோரிக்கை படிவம்
கொள்முதல் ஆணை
நேர அட்டை
விற்பனை ரசீது
தெளிவான நோக்கங்களுக்காக, மூல ஆவணங்களின் மின்னணு படங்கள் பொதுவாக ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கவை, இருப்பினும் சில சந்தர்ப்பங்களில் காகித அடிப்படையிலான ஆவணங்கள் தேவைப்படலாம்.
பொதுவாக பல ஆண்டுகளாக மூல ஆவணங்களை வைத்திருப்பது அவசியம். உள்நாட்டு வருவாய் சேவை ஊதியம் தொடர்பான சில வகையான ஆவணங்களுக்கான தக்கவைப்பு இடைவெளிகளை கட்டாயப்படுத்துகிறது. ஒரு ஆவணத்திற்கான தக்கவைப்பு காலம் குறித்து ஏதேனும் கேள்வி இருந்தால், அறிவுள்ள வழக்கறிஞருடன் கலந்தாலோசிக்கவும்.
