செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளுக்கான கணக்கியல்
செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளுக்கான கணக்கியல் பதிவுசெய்தல் மற்றும் கடன்களை செலுத்துதல் ஆகியவை அடங்கும். ஒரு வணிகச் செலவுகளைப் பதிவுசெய்து பிற தரப்பினருக்கு செலுத்தும் முதன்மை செயல்பாட்டு பகுதி இதுவாகும். செலுத்த வேண்டிய முக்கிய கணக்குகள் பின்வருமாறு:
- விலைப்பட்டியல் சரிபார்ப்பு. செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளுக்கான கணக்கியலின் முதல் படி, சப்ளையர்களிடமிருந்து உள்வரும் அனைத்து விலைப்பட்டியல்களும் செல்லுபடியாகும் என்பதை உறுதிசெய்வதாகும். அவ்வாறு செய்ய இரண்டு வழிகள் உள்ளன. ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலுக்கும் அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஊழியர் ஒப்புதல் அளிப்பது ஒரு விருப்பமாகும். மற்ற விலை, ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலிலும் உள்ள தகவல்களை அங்கீகரிக்கும் கொள்முதல் ஆணை மற்றும் பெறும் ஆவணங்களுடன் ஒப்பிடுவது, இது மூன்று வழி பொருத்தம் என்று அழைக்கப்படுகிறது. இரண்டு விருப்பங்களும் உழைப்பு மிகுந்தவை என்பதால், சிறிய டாலர் மொத்தங்களைக் கொண்ட விலைப்பட்டியல்களை சரிபார்க்காதது வழக்கம்.
- விலைப்பட்டியல் பதிவு. ஒரு விலைப்பட்டியல் சரிபார்க்கப்பட்டதும், கணக்காளர் செலுத்த வேண்டிய மென்பொருளில் செலுத்த வேண்டிய தொகையை கணக்காளர் உள்ளிடுவார். உள்ளிட்ட தகவலில் சப்ளையர் பெயர், விலைப்பட்டியல் தேதி மற்றும் விலைப்பட்டியல் தொகை ஆகியவை அடங்கும். கணக்கியல் மென்பொருளால் உருவாக்கப்பட்ட தொடர்புடைய கணக்கியல் நுழைவு எப்போதும் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளுக்கு கடன். ஈடுசெய்யும் பற்று செலவு அல்லது சொத்து கணக்கில் இருக்கலாம்.
- விலைப்பட்டியல் கட்டணம். பணம் செலுத்துவதற்கு ஒரு விலைப்பட்டியல் வரும்போது, கணக்காளர் அதை மென்பொருள் மூலம் பணம் செலுத்துவதற்கு அமைத்துக்கொள்கிறார். கட்டணம் செலுத்துவதற்கு திட்டமிடப்பட்ட அனைத்து பொருட்களும் உண்மையில் செலுத்தப்பட வேண்டும் என்பதை உறுதிப்படுத்த ஒரு ஆரம்ப காசோலை பதிவு இயக்கப்பட்டு மதிப்பாய்வு செய்யப்படுகிறது என்பதே இதன் பொருள். அப்படியானால், காசோலை பங்கு ஒரு அச்சுப்பொறியில் ஏற்றப்பட்டு காசோலைகள் அச்சிடப்படுகின்றன. ஒவ்வொரு காசோலையிலும் துணைத் தகவல் இணைக்கப்பட்டு பின்னர் ஒரு காசோலை கையொப்பக்காரருக்கு அனுப்பப்படுகிறது, அவர் ஒவ்வொரு பாக்கெட் தகவலையும் பிழைகள் குறித்து மதிப்பாய்வு செய்து காசோலைகளில் கையொப்பமிடுகிறார். ஒரு மாற்று, மின்னணு கொடுப்பனவுகளை நேரடியாக சப்ளையர்களின் வங்கிக் கணக்குகளுக்கு அனுப்புவது. கட்டணத்தைத் தொடர்ந்து, அனைத்து கட்டணத் தகவல்களும் ஒன்றாக இணைக்கப்பட்டு சப்ளையர் பெயரால் தாக்கல் செய்யப்படுகின்றன.
செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளுக்கான கணக்கியலில் பல கூடுதல் பணிகள் உள்ளன, அவற்றில் பின்வருவன அடங்கும்:
- செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளை அவ்வப்போது சரிசெய்யவும், கணக்கு இருப்பு சப்ளையர்களுக்கு செலுத்த வேண்டிய உண்மையான தொகைகளுடன் பொருந்துகிறது என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.
- காலண்டர் ஆண்டின் முடிவைத் தொடர்ந்து 1099 படிவங்களை சப்ளையர்களுக்கு அனுப்புங்கள், அவர்களுக்கு மொத்த கொடுப்பனவுகள் ஒரு நுழைவாயிலைத் தாண்டினால்.
- தங்களுக்கு அனுப்பப்பட்ட அனைத்து காசோலைகளையும் அவர்கள் பணமாக வைத்திருக்கிறார்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்த சப்ளையர்களைத் தொடர்பு கொள்ளுங்கள்; இல்லையெனில், கோரப்படாத காசோலை தொகைகள் உரிமை கோரப்படாத சொத்தாக மாநில அரசுக்கு அனுப்பப்பட வேண்டியிருக்கும்.
