கணக்கியல் அமைப்பு வடிவமைப்பு

கணக்கியல் அமைப்புகளின் வடிவமைப்பு

கணக்கியல் முறை என்பது வணிக பரிவர்த்தனைகள் பற்றிய தகவல்களின் தரவுத்தளமாகும். ஒரு தரவுத்தளத்தின் முதன்மை பயன்பாடு தகவலின் ஆதாரமாக உள்ளது, எனவே கணக்கியல் முறைமை தேவையான தகவல்களை வழங்குவதில் செலவு குறைந்த வகையில் வடிவமைக்கப்பட வேண்டும். கணக்கியல் அமைப்பு வடிவமைப்பில் முக்கிய காரணிகள் பின்வருமாறு:

  • ஒற்றை அல்லது இரட்டை நுழைவு. மிகச் சிறிய வணிகமானது பண ரசீதுகளையும் கொடுப்பனவுகளையும் அதன் காசோலை புத்தகத்தில் பதிவு செய்வதன் மூலம் இயங்குகிறது. இது ஒற்றை நுழைவு முறை என அழைக்கப்படுகிறது, மேலும் ஒரு வணிக உரிமையாளருக்கு ஒரு வணிகத்தின் சொத்துக்கள் மற்றும் கடன்களின் அளவு பற்றி அறிய ஆர்வம் இல்லாதபோது மட்டுமே இது போதுமானது. ஒற்றை நுழைவு முறை மிகவும் எளிமையானது, ஆனால் போதுமானதாக இருக்கும். இரட்டை நுழைவு முறை விற்பனை மற்றும் செலவுகளை மட்டுமல்லாமல், சொத்துக்கள், பொறுப்புகள் மற்றும் பங்குதாரர்களின் பங்குகளையும் பதிவுசெய்ய வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது, எனவே கணிசமான தகவல்களை வழங்குகிறது. இரட்டை நுழைவு முறைக்கு பரிவர்த்தனைகளை பதிவு செய்வதில் அதிக திறன் தேவைப்படுகிறது, மேலும் இது அனைத்து பெரிய நிறுவனங்களாலும் பயன்படுத்தப்படுகிறது.

  • ரொக்கம் அல்லது திரட்டல் அடிப்படையில். கணக்கியலின் பண அடிப்படையானது பரிவர்த்தனைகளை ரொக்கமாகப் பெற்ற அல்லது செலவழித்ததாக மட்டுமே பதிவுசெய்கிறது, அதே நேரத்தில் பண மாற்றங்களை பொருட்படுத்தாமல் பரிவர்த்தனைகள் அங்கீகரிக்கப்படும்போது பரிவர்த்தனைகளை பதிவு செய்கின்றன. பொதுவாக ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட கணக்கியல் கோட்பாடுகள் அல்லது சர்வதேச நிதி அறிக்கை தரநிலைகள் போன்ற எந்தவொரு கணக்கியல் கட்டமைப்பிற்கும் இணங்குவதற்கு திரட்டல் அடிப்படை தேவைப்படுகிறது. எதிர்காலத்தில் தணிக்கை செய்யப்பட்ட நிதிநிலை அறிக்கைகள் தேவை என்று நீங்கள் எதிர்பார்க்கிறீர்கள் என்றால், கணக்கியலின் திரட்டல் அடிப்படையைப் பயன்படுத்தவும்.

  • கணக்கு குறியீடு அமைப்பு. கணக்கு குறியீடு அமைப்பு என்பது ஒவ்வொரு கணக்கிற்கும் தகவல் சேமிக்கப்படும் எண் அல்லது எண்ணெழுத்து பதவி. ஏழு அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட இலக்கங்களைக் கொண்ட ஒரு நீண்ட கணக்குக் குறியீடு, குறிப்பிட்ட பதிவுகளை வைத்திருக்க அனுமதிக்கிறது. இருப்பினும், இதைப் பராமரிக்க அதிக வேலை தேவைப்படுகிறது, மேலும் தவறான கணக்குகளில் தகவல் தவறாக குறியிடப்படும் அதிக ஆபத்து உள்ளது. எனவே, கணக்கு குறியீடு கட்டமைப்பின் சிக்கலை (அதாவது நீளம்) குறைந்தபட்சமாக வைத்திருப்பது பொதுவாக சிறந்தது. தகவல்களை பதிவு செய்வதற்கு மூன்று இலக்க கணக்கு குறியீடு அமைப்பு போதுமானது என்று சிறிய நிறுவனங்கள் காணலாம், அதே நேரத்தில் பெரிய, பல பிரிவு நிறுவனங்களுக்கு மிகவும் சிக்கலான குறியீடு கட்டமைப்புகள் தேவைப்படலாம்.

  • கணக்குகள் பயன்படுத்தப்பட்டன. எந்த கணக்குகளை உருவாக்க வேண்டும் என்பதை நீங்கள் தீர்மானிக்க வேண்டும். குறைந்தபட்சம் (இரட்டை நுழைவு திரட்டல் முறைக்கு) உங்களுக்கு பணம், பெறத்தக்க கணக்குகள், சரக்கு, நிலையான சொத்துக்கள், செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள், திரட்டப்பட்ட கடன்கள், பங்கு, வருவாய், விற்கப்பட்ட பொருட்களின் விலை மற்றும் நிர்வாக செலவுகள் ஆகியவற்றிற்கான கணக்குகள் தேவைப்படும். இருப்பினும், ஒரு சிறு வணிகத்திற்கு கூட அதன் செயல்பாடுகளைப் போதுமான அளவில் கண்காணிக்க இந்த கணக்குகளின் எண்ணிக்கையை விட பல மடங்கு தேவைப்படுகிறது. குறிப்பாக, செலவுகளை மிக நெருக்கமாக ஆராய்வதற்கு, பல்வேறு செலவுக் கணக்குகளை பராமரிப்பது அவசியமாக இருக்கும்.

  • பிரதேச பிரதிநிதித்துவம். ஒரு பெரிய வணிகம் ஒரு நிலையான கணக்குகளை ஏற்றுக்கொண்டு அதன் ஒவ்வொரு துணை நிறுவனங்களுக்கும் அவற்றைப் பிரதிபலிக்கும். தனிப்பட்ட தயாரிப்பு கோடுகள் அல்லது வசதிகளுக்கும் இது அவசியமாக இருக்கலாம். ஒரு வணிகமானது செயல்பாட்டு அடிப்படையிலான செலவு முறையை இயக்கும்போது இந்த அளவிலான விவரம் குறிப்பாக பொதுவானது.

  • அறிக்கைகள். கணக்கியல் அமைப்பில் சேமிக்கப்பட்டுள்ள தகவல்கள் ஒரு வணிகத்தின் நிதி முடிவுகள் மற்றும் நிலையை முன்வைக்க அல்லது நிதி முடிவுகளின் குறிப்பிட்ட அறிக்கைகளை வழங்குவதற்குப் பயன்படுத்தப்படும் அறிக்கைகளின் அமைப்பில் ஒருங்கிணைக்கப்பட வேண்டும். இந்த அறிக்கைகள் பல கணக்கியல் மென்பொருள் தொகுப்புகளுடன் முன்பே தொகுக்கப்பட்டன, இருப்பினும் ஒரு வணிகத்திற்கு தனிப்பயன் வடிவமைக்கப்பட்ட அறிக்கைகளுக்கு அழைப்பு விடுக்கும் சிறப்பு தேவைகள் இருக்கலாம்.

  • நடைமுறைகள். கணினி எவ்வாறு இயங்க வேண்டும் என்பதை பயனர்களுக்குக் காண்பிக்கும் ஒரு சில நடைமுறைகள் இருக்கும் வரை ஒரு கணக்கியல் முறை செயல்படாது. இந்த நடைமுறைகளில் மிகவும் பொதுவானது பொதுவாக சில விவரங்களில் ஆவணப்படுத்தப்பட்டு முறையான பயிற்சி அமர்வுகள் மூலம் ஊழியர்களுக்கு வழங்கப்படுகிறது.

  • கட்டுப்பாடுகள். ஒரு கணக்கியல் அமைப்பு நோக்கம் கொண்ட முறையில் செயல்படுகிறது என்பதை உறுதிப்படுத்த பல கணக்கியல் கட்டுப்பாடுகள் தேவை. இந்த கட்டுப்பாடுகள் நிறுவனத்திற்கு குறிப்பிட்டவையாக இருக்கும், மேலும் நிறுவப்பட்ட கட்டுப்பாடுகளின் தொகுப்பு வணிகத்தின் செயல்பாடுகளுக்கு ஏற்றது என்பதை உறுதிப்படுத்த நிறுவனத்தின் தணிக்கையாளர்கள் அல்லது வெளி ஆலோசகரின் பங்கேற்புக்கு அழைப்பு விடுக்கலாம்.

இப்போது குறிப்பிட்டுள்ள பல சிக்கல்கள் மிகவும் அடிப்படையானவை, அவை ஆரம்பத்திலிருந்தே அவற்றைப் பெற வேண்டும், அல்லது மாற்றங்கள் தேவைப்பட்டால் இடமளிப்பதற்காக முழு கணக்கியல் முறையையும் பிற்காலத்தில் மீண்டும் கட்டியெழுப்ப வேண்டிய ஆபத்தில் இருக்க வேண்டும். குறிப்பாக, உடனடியாக இரட்டை நுழைவு கணக்கு வைத்தல் முறை மற்றும் சம்பள கணக்கியல் ஆகியவற்றை பின்பற்றுவது நல்லது.