குட்டி பண அமைப்பு
ஒரு குட்டி பண அமைப்பு என்பது அலுவலக பொருட்கள் மற்றும் சேவைகள் போன்ற பல்வேறு இதர தேவைகளுக்கு பணத்தை விநியோகிக்க ஒரு நிறுவனம் பயன்படுத்தும் கொள்கைகள், நடைமுறைகள், கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் படிவங்களின் தொகுப்பாகும். ஒரு குட்டி பண அமைப்பை அமைப்பதற்கான அடிப்படை செயல்முறை:
இடம். குட்டி பண நிதிகள் நிறுவப்படும் இடங்களைத் தீர்மானியுங்கள். முழு நிறுவனத்திற்கும் ஒற்றை ஒன்று இருக்கலாம், அல்லது ஒரு கட்டிடம் அல்லது துறைக்கு ஒன்று இருக்கலாம்.
நிதி. ஒவ்வொரு இடத்திலும் குட்டி ரொக்க நிதியின் அளவை தீர்மானிக்கவும். இது பொதுவாக $ 100 முதல் $ 500 வரம்பில் இருக்கும். குட்டி ரொக்க திருட்டுக்கான அதிக ஆபத்தைக் கருத்தில் கொண்டு, சிறியவை அடிக்கடி நிரப்பப்பட வேண்டும் என்றாலும், அதிகப்படியான பெரிய குட்டி பண நிதியை உருவாக்குவது நல்லது.
காவலர். குட்டி பணப் பாதுகாவலர்களை நியமிக்கவும். இவர்கள் வழக்கமாக நிர்வாக ஊழியர்களாக இருக்கிறார்கள், அவர்கள் பெரும்பாலானவர்கள் தளத்தில் இருக்கிறார்கள், மேலும் அதிக அளவு துல்லியத்துடன் தேவையான அளவு பதிவுகளை பராமரிக்க போதுமான எழுத்தர் திறன்களைக் கொண்டவர்கள்.
பெட்டிகள். பூட்டிய குட்டி பணப்பெட்டிகள் அல்லது பூட்டப்பட்ட மேசை இழுப்பறைகளை அமைக்கவும், இதில் குட்டி ரொக்க வவுச்சர்கள் வழங்கப்படும். ஒரு பெட்டி அல்லது அலமாரியை தவறாக அணுகினால் ஒலி எழுப்பும் அலாரத்தை உருவாக்க வேண்டியிருக்கலாம்.
வவுச்சர்கள். ஒரு அலுவலக விநியோக கடையிலிருந்து குட்டி ரொக்க வவுச்சர்களின் தொகுப்பை வாங்கவும். தனிப்பயன் படிவத்தை உருவாக்க வேண்டிய அவசியமில்லை.
குட்டி பணப் பெட்டிகளுக்கு நிதியளிக்கவும். ஒவ்வொரு குட்டி பணப்பெட்டிக்கும் நியமிக்கப்பட்ட தொகையை மாற்றவும், பொது லெட்ஜரில் பரிமாற்றத்தை ஒரு தனி குட்டி பணக் கணக்கிற்கு பணத்தின் இயக்கமாக பதிவு செய்யவும்.
பயிற்சி. குட்டி பணத்திற்கான கோரிக்கைகளை எவ்வாறு மதிப்பிடுவது, பண கொடுப்பனவுகளுக்கு ஈடாக வவுச்சர்களை எவ்வாறு நிரப்புவது, பண அளவு குறைவாக இருக்கும்போது மாற்று பணத்தை எப்போது கோருவது என்பதில் குட்டி பணப் பாதுகாவலர்களுக்கு பயிற்சி அளிக்கவும்.
நல்லிணக்கம். ஒரு பெட்டியை நிறுவிய நிதியின் மொத்தத் தொகையுடன் மொத்தம் பொருந்துமா என்பதைப் பார்க்கவும், எந்தவொரு மாறுபாடுகளையும் சரிசெய்யவும் ஒரு கணக்கியல் நபர் ஒவ்வொரு குட்டி பணப் பெட்டியிலும் உள்ள பணம் மற்றும் ரசீதுகளின் அளவை அவ்வப்போது ஆராயும் ஒரு நடைமுறையைச் செயல்படுத்தவும்.
நிரப்புதல் மற்றும் பதிவு செய்தல். குட்டி பணப் பாதுகாவலர்களால் கோரப்பட்டபடி, ஒவ்வொரு குட்டி பணப்பெட்டியிலும் உள்ள பணத்தை காசாளர் நிரப்புகின்ற ஒரு நடைமுறையைச் செயல்படுத்தவும். பொது லெட்ஜரில் உள்ள அனைத்து செலவுகளையும் சுருக்கமாகவும் பதிவுசெய்வதும் இதில் அடங்கும்.
குட்டி ரொக்கம் திருடப்படும் அபாயங்களைத் தணிக்க, அல்லது முறையற்ற திருப்பிச் செலுத்தும் கோரிக்கைகளுக்கு அது வழங்கப்படும், அல்லது குட்டி பணச் செலவுகள் முறையற்ற முறையில் பதிவு செய்யப்படுகின்றன என்பதற்கு குட்டி பண அமைப்பு போதுமான எண்ணிக்கையிலான கட்டுப்பாடுகளை இணைக்க வேண்டும். இழப்பு அபாயத்தைக் குறைக்க கட்டுப்பாட்டு முறைமை சரிசெய்யப்பட வேண்டுமா என்பதைப் பார்க்க, எழுந்த கட்டுப்பாட்டு சிக்கல்களை நீங்கள் அவ்வப்போது மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும்.
குட்டி பண முறைமை பல நிறுவனங்களில் கொள்முதல் அட்டைகளால் மாற்றப்பட்டுள்ளது, அவை வணிகத்தால் கட்டுப்படுத்தப்படும் கிரெடிட் கார்டுகள். நிறுவனத்தின் வளாகத்திலிருந்து எளிதாக அணுகக்கூடிய பணத்தை அகற்றுவதன் ஒற்றை நன்மை கொள்முதல் அட்டைகளுக்கு உண்டு. மற்றொரு மாற்று என்னவென்றால், ஊழியர்கள் தங்கள் சொந்த நிதியைக் கொண்டு பொருட்களை வாங்க வேண்டும், பின்னர் ஊழியர்களுக்கு செலவு அறிக்கைகளுடன் திருப்பிச் செலுத்த வேண்டும். பிந்தைய விருப்பம் பயன்படுத்தப்பட்டால், செலவு அறிக்கைகளை அடிக்கடி சமர்ப்பிக்க ஊழியர்களை ஊக்குவிக்கவும், இதனால் அவர்கள் நிறுவன செலவினங்களுக்கு நீண்ட காலமாக நிதியளிக்க மாட்டார்கள். சமர்ப்பிக்கப்பட்ட செலவு அறிக்கைகள் கூடிய விரைவில் செயல்படுத்தப்பட வேண்டும் என்பதும் இதன் பொருள்.
