லெட்ஜரை வாங்கவும்
கொள்முதல் லெட்ஜர் என்பது ஒரு சப்லெட்ஜர் ஆகும், அதில் கொள்முதல் பதிவு செய்யப்படுகிறது. கொள்முதல் லெட்ஜர் கணக்கியல் துறையின் தரவுத்தளத்தின் ஒரு பகுதியாகும்; இது வாங்கும் துறையால் பராமரிக்கப்படுவதில்லை. ஒரு நிறுவனம் அதன் சப்ளையர்களுடன் செலவழிக்கும் தொகைகளின் பதிவை ஒரு இடத்தில் பிரிக்க லெட்ஜர் பயனுள்ளதாக இருக்கும். கொள்முதல் லெட்ஜர் எந்த கொள்முதல் செய்யப்பட்டது மற்றும் எந்த கொள்முதல் நிலுவையில் உள்ளது என்பதைக் காட்டுகிறது. கொள்முதல் லெட்ஜரில் நுழைந்த ஒரு பொதுவான பரிவர்த்தனை செலுத்த வேண்டிய கணக்கை பதிவு செய்யும், பின்னர் ஒரு தேதியில் பணம் செலுத்தும் பரிவர்த்தனை மூலம் செலுத்த வேண்டிய கணக்கை நீக்குகிறது. எனவே, எந்த நேரத்திலும் லெட்ஜரில் நிலுவையில் உள்ள கணக்கு செலுத்த வேண்டிய இருப்பு இருக்க வாய்ப்புள்ளது.
வாங்கும் அளவு ஒப்பீட்டளவில் குறைவாக இருந்தால், கொள்முதல் லெட்ஜர் தேவையில்லை. அதற்கு பதிலாக, இந்த தகவல் பொது லெட்ஜருக்குள் நேரடியாக பதிவு செய்யப்படுகிறது.
கொள்முதல் லெட்ஜரின் கையேடு பதிவை நீங்கள் பராமரிக்க விரும்பினால், அது சுட்டிக்காட்டப்பட்டதை விட கணிசமான தகவல்களைக் கொண்டிருக்கலாம். கைமுறையாக தயாரிக்கப்பட்ட கொள்முதல் லெட்ஜரில் உள்ள தரவு புலங்கள் ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனைக்கும் பின்வரும் தகவல்களைக் கொண்டிருக்கலாம்:
கொள்முதல் தேதி
சப்ளையர் குறியீடு (அல்லது பெயர்)
சப்ளையர் விலைப்பட்டியல் எண்
ஆர்டர் எண்ணை வாங்கவும் (பயன்படுத்தினால்)
வாங்கிய உருப்படிக்கான குறியீட்டை அடையாளம் காணுதல் (உருப்படி முதன்மை குறியீடு அல்லது சப்ளையரின் குறிப்பு எண்ணாக இருக்கலாம்)
பணம் செலுத்தப்பட்டது
விற்பனை வரி செலுத்தப்பட்டது
கொடுப்பனவு கொடி (பணம் செலுத்தப்பட்டதா இல்லையா என்பதைக் கூறுகிறது)
கொள்முதல் லெட்ஜரில் பதிவுசெய்யப்பட்ட முதன்மை ஆவணம் சப்ளையர் விலைப்பட்டியல் ஆகும். மேலும், சப்ளையர்கள் திரும்பி வந்த பொருட்கள் அல்லது போக்குவரத்தில் சேதமடைந்த பொருட்கள் போன்றவற்றிற்கு வணிகத்திற்கு கடன் வழங்கினால், நீங்கள் கொள்முதல் லெட்ஜரில் சப்ளையர்கள் வழங்கிய கடன் குறிப்புகளையும் பதிவு செய்கிறீர்கள். மொத்த தள்ளுபடிக்கு கிரெடிட் மெமோவும் வழங்கப்படலாம், இருப்பினும் இந்த கடன் மொத்தமாக பல வாங்குதல்களுக்கு பொருந்தக்கூடும், எனவே ஒரு தனிப்பட்ட கொள்முதல் பரிவர்த்தனைக்கு இது கண்டுபிடிக்க முடியாது.
கொள்முதல் லெட்ஜரில் உள்ள தகவல்கள் அவ்வப்போது தொகுக்கப்பட்டு, பொது லெட்ஜரில் உள்ள ஒரு கணக்கில் வெளியிடப்படும், இது ஒரு கட்டுப்பாட்டு கணக்கு என அழைக்கப்படுகிறது. கொள்முதல் லெட்ஜரில் பொதுவாக சேமித்து வைக்கப்பட்டுள்ள பாரிய அளவிலான தகவல்களைக் கொண்டு பொது லெட்ஜரைக் குழப்பமடையாமல் இருக்க கொள்முதல் லெட்ஜர் கட்டுப்பாட்டு கணக்கு பயன்படுத்தப்படுகிறது. இடுகையிட்ட உடனேயே, கட்டுப்பாட்டு கணக்கில் உள்ள இருப்பு கொள்முதல் லெட்ஜரில் உள்ள இருப்புடன் பொருந்த வேண்டும். கட்டுப்பாட்டு கணக்கில் விரிவான பரிவர்த்தனைகள் எதுவும் சேமிக்கப்படவில்லை என்பதால், கொள்முதல் பரிவர்த்தனைகளை ஆராய்ச்சி செய்ய விரும்பும் எவரும் அவற்றைக் கண்டுபிடிக்க கட்டுப்பாட்டு கணக்கிலிருந்து கொள்முதல் லெட்ஜருக்கு கீழே துளைக்க வேண்டும்.
ஒரு கணக்கியல் காலத்தின் முடிவில் புத்தகங்களை மூடி நிதி அறிக்கைகளை உருவாக்கும் முன், நீங்கள் கொள்முதல் லெட்ஜரில் உள்ள அனைத்து உள்ளீடுகளையும் பூர்த்தி செய்ய வேண்டும், அந்தக் காலத்திற்கான லெட்ஜரை மூடி, மொத்தம் கொள்முதல் லெட்ஜரிலிருந்து பொது லெட்ஜருக்கு இடுகையிட வேண்டும்.
ஒத்த விதிமுறைகள்
கொள்முதல் லெட்ஜர் கொள்முதல் சப்லெட்ஜர் அல்லது கொள்முதல் துணைக் கணக்கு என்றும் அழைக்கப்படுகிறது.
