தக்கவைக்கும் காலம்
ஒரு தக்கவைப்பு காலம் என்பது சில பதிவுகள் அழிக்கப்படுவதற்கு முன்பு அவற்றை வைத்திருக்க வேண்டிய ஆண்டுகளின் எண்ணிக்கை. இந்த காலம் சட்டத்தால் தேவைப்படலாம் அல்லது சட்ட பொறுப்பு, வாடிக்கையாளர் சேவை அல்லது நிதி அறிக்கை நோக்கங்களுக்காக பிற காரணங்களின் அடிப்படையில் அமைக்கப்படலாம். ஒரு ஆவணத்திற்கான தக்கவைப்பு காலம் காலாவதியானதும், ஆவணம் உண்மையில் அழிக்கப்படலாம் என்பதை சரிபார்க்க பொதுவாக ஒரு நிலையான செயல்முறை உள்ளது, இது ஆவணத்தை நீண்ட கால சேமிப்பகமாக மாற்ற நிர்வாகத்திற்கு கடைசி வாய்ப்பை வழங்குகிறது. இந்த விருப்பம் எடுக்கப்படவில்லை என்றால், ஆவணம் அழிக்கப்படுகிறது.
சிறப்பு வரலாற்று அல்லது சட்ட மதிப்புடைய சில ஆவணங்கள் ஒருபோதும் அழிக்கப்படுவதில்லை; அதாவது, தக்கவைப்பு காலம் குறிப்பிடப்படவில்லை. இந்த ஆவணங்கள் வழக்கமாக ஒரு தனி நிரந்தர சேமிப்பு இடத்தில் தக்கவைக்கப்படுகின்றன.
